La gestión de documentación a veces se vuelve complicada de manejar cuando el volumen de la misma es muy grande, con la gravedad de tener que actualizar la misma luego de determinados periodos de tiempo y controlar los accesos de multiusuarios. Este problema es atacado por la empresa SoftExpert que desarrolló un software integral de gestión que contiene una serie de módulos para facilitar la gestión de información dentro de una empresa. Uno de estos módulos es el de gestión de documentos. La utilización del módulo simplifica la gestión de documentación mediante avisos de actualización, control de impresión, revisión y aprobación.
En este articulo les presentamos las funcionalidades y ventajas de uso del módulo de gestión de documentación.
Este módulo permite llevar a cabo la gestión eficaz de documentación de planta. La interface es similar a la del explorador de Windows donde tenemos archivos y carpetas y funciona bajo internet explorer. La documentación es cargada al sistema y se puede utilizar base de datos propia del sistema o disco de red para almacenar la información.
El administrador del sistema gestiona todos los usuarios del mismo definiendo en que área desempeñan sus funciones y que puestos ocupan, para así darles los permisos necesarios para trabajar en el sistema. El sistema cuenta con herramientas para realizar revisiones de documentación que incluye las etapas de elaboración, consenso, aprobación y homologación por diferentes usuarios del sistema.
El programa también cuenta con herramientas de control de validez que permite establecer la validez de cada documento cargado al sistema el cual genera preavisos antes del vencimiento de cada documento para revalidarlo o revisarlo. Por último cuenta con control de impresiones con o sin marca de agua, definiendo la cantidad de impresiones de cada documento. Entre las principales ventajas del software se encuentra el control por usuarios, permitiendo elaborar documentación en formato de MSOFFICE 97/2000/2003/2007, y que los usuarios de lectura solamente visualizan el documento en formato PDF mediante el conversor interno del programa. De esta forma se puede mantener la documentación actualizada y se asegura la distribución de la última revisión de la misma.
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